Operasyon 5 dk okuma
Evrak sürelerini kaçırmamak: kursun sessiz riski
Süresi dolmuş bir muayene ya da eksik bir sağlık raporu, genelde en kötü anda fark edilir. Süre takibini insan hafızasından çıkarıp sisteme almanın yolları.
Kurs yönetimi
Evrak yönetimi ve süre uyarıları
Neden önemli: Dosya eksikliği en çok sınav başvurusunda ortaya çıkar; o gün öğrenciye haber vermek geç kalmış olmaktır.
Panelde ne var
- Öğrenci ve kurum evrakı panele yüklenir, tarayıcıdan görüntülenir.
- Geçerlilik tarihi girilen belgeler için süresi yaklaşan ve süresi geçmiş evrak uyarısı.
- İndirme ve silme ayrı yetkilerdir; dosyalar tahmin edilemez adla kurum diskinde tutulur.
- Öğrenci kendi belgelerini portalda görebilir.
Bu başlığın bir bölümü paket kapsamına bağlıdır. Karşılaştırma tablosunda hangi pakette açık olduğunu görebilirsiniz.
Üç sahip, tek liste
Belgeler öğrenci, eğitmen ve personel kayıtlarına bağlanır; üçü de aynı uçlardan yönetilir. Kayıt sayfasında kişinin kendi evrakı görünür, ayrı bir evrak ekranında ise kurumun tüm belgeleri ada, açıklamaya, belge türüne ve sahip türüne göre süzülür.
Dosya eksikliği çoğunlukla sınav başvurusunda ortaya çıkar ve o gün öğrenciye haber vermek zaten geç kalmış olmak demektir. Liste, eksiği önceden görünür kılmak için vardır.
Süre uyarısı nasıl çalışıyor
Geçerlilik tarihi girilen belgeler için süresi otuz gün içinde dolacak ve süresi çoktan geçmiş evrak ayrı bir uyarı listesine düşer; belge kartında kaç gün kaldığı rozet olarak yazar.
Uyarılar veritabanında saklanmaz, her seferinde veriden hesaplanır. “On iki gün sonra doluyor” bilgisi zaten zamanla kendiliğinden değişiyor; saklansaydı okundu, geçersiz kaldı gibi ikinci bir durum yönetimi gerekir ve uyarı ile gerçek veri kolayca ayrışırdı. Her uyarı üretilmeden önce kullanıcının yetkisi de kontrol edilir: göremeyeceği bir modülün uyarısı hiç çizilmez.
Liste kişiye göre değil kuruma göre kurulur: hangi öğrencinin, hangi eğitmenin ve hangi personelin belgesi dolmak üzere, hepsi tek ekranda görünür. Sınav başvurusundan bir ay önce fark edilen bir eksik, o sabah fark edilenden çok daha ucuza kapanır.
Belge türü sabit listeden seçilir
Tür serbest metin değildir: kimlik fotokopisi, ehliyet, sağlık raporu, adli sicil kaydı, diploma, sözleşme, vesikalık fotoğraf, sertifika, SGK belgesi, ödeme dekontu ve diğer. Serbest bırakılsaydı aynı belge on farklı adla kaydedilir ve “kimin sağlık raporu eksik” sorusu hiç yanıtlanamazdı; sabit liste, listenin süzülebilmesinin ön şartı.
PDF, JPG, PNG, WEBP, Word ve Excel dosyaları kabul edilir; üst sınır 8 MB. Belge kartında dosyanın özgün adı, boyutu, yükleyen kullanıcı ve yükleme zamanı da durur.
Dosya nerede duruyor, kim indirebiliyor
Yüklenen dosya kurumun kendi disk alanında, rastgele üretilmiş bir adla tutulur; adresi tahmin ederek indirmek mümkün değildir, indirme panelden ve yetkiyle yapılır. Dosya adı, MIME türü ve uzantı sunucuda belirlenir, böylece “../” gibi yol oyunları ve aynı adlı iki dosyanın birbirini ezmesi mümkün olmaz. Görme, ekleme ve silme ayrı yetkilerdir.
Öğrenci kendi belgelerini portalında görebilir. Kurumun evrak arşivi ise kurum yedeğinin içinde, veritabanı dökümüyle birlikte indirilebilir.
Ekrandan
Bu konuda yazdıklarımız
Kurs yönetimi 5 dk okuma
Sürücü kursu açarken yasal ve operasyonel kontrol listesi
Kurs açmak izin almakla bitmiyor. Ruhsat sonrası ilk üç ayda kurulması gereken operasyonel düzeni, sık atlanan başlıklarla birlikte sıraladık.
Kurs yönetimi
Kurs yönetimi 5 dk okuma
Kurs hesabını korumak: iki adımlı giriş ve yetki hijyeni
Kurs panelinde öğrencinin kimlik numarası, telefonu ve borcu duruyor. Şifreden sonraki ikinci adım, yetki kurgusu ve ortak bilgisayar üzerine pratik bir çerçeve.
Kurs yönetimi
Kendi kursunuzda nasıl çalışır?
14 gün ücretsiz deneyin ya da şube sayınızı ve dönem yoğunluğunuzu yazın, birlikte bakalım.