Verinizi indirebiliyor musunuz?

Yazılım seçerken sorulan sorular genelde girişle ilgilidir: hangi özellikler var, ne kadar tutuyor, kurulum ne kadar sürer. Çıkışla ilgili soru neredeyse hiç sorulmaz: yarın buradan ayrılmak istersem verimi alabilir miyim?

Bu sorunun cevabını bilmek, ayrılmayı planladığınız için değil, rahat karar vermek için gerekli. Çıkış kapısının nerede olduğunu bilen kişi girişte tereddüt etmez.

Veri kimin?

Cevap net: kurumun. Öğrenci kaydı, ders geçmişi, tahsilat dökümü, evrak — hepsi sizin işinizin kaydı. Yazılım bunu barındırır, sahibi olmaz.

Ama “sizin” olması pratikte bir şey ifade etmiyorsa boş bir cümledir. Ölçüsü şudur: veriyi kendi başınıza, birinden izin istemeden, makul bir biçimde indirebiliyor musunuz? Cevap “destek ekibine yazın, hazırlayıp gönderirler” ise veri fiilen onlarda.

Direksyo’da üç çıktı kanalı var ve üçü de panelden, kendi başınıza alınıyor: raporların Excel/PDF/CSV dökümü, MEBBİS listelerinin CSV çıktısı ve kurum yedeği. Üçüncüsü en kapsamlısı olduğu için bu yazının konusu o.

Kurum yedeği nedir, ne değildir

Kurum yedeği, kurumunuzun veritabanının ve yüklediğiniz dosyaların o andaki halinin tek bir arşive alınmış kopyasıdır. İçinde öğrenci kayıtları, dersler, tahsilatlar, taksitler, evrak dosyaları ve araç fotoğrafları bulunur.

Ne değildir: başka bir yazılıma tek tuşla aktarılabilen hazır bir dosya. Böyle bir standart yok; olduğunu söyleyen de yanlış söylüyor. Yedek, verinizin elinizde olması demektir — taşıma işi ayrı bir iştir ve genelde bir kısmını taşımak yeterli olur.

Buna rağmen yedeğin değeri büyük. Üç ayrı senaryoda işe yarar: yazılım değiştirmek, muhasebeci ya da denetim için geçmiş veriyi vermek, ve bir hata sonrası geri dönmek.

Şifreli arşiv neden önemli

Yedek dosyasının içinde kursun tüm kişisel verisi var. O dosya indirildikten sonra sizin bilgisayarınızda, belki bir e-posta ekinde, belki bir USB bellekte dolaşır. Şifresiz bir arşiv, kaybolduğu anda bir veri sızıntısıdır.

Bu yüzden arşiv diskte şifreli durur ve indirme anında çözülüp aktarılır. Pratik sonucu şu: sunucuda duran dosya ele geçirilse bile içeriği okunamaz.

Yedeği test etmek: asıl mesele bu

Yedekleme konusunda sektörde bilinen bir söz var: test edilmemiş yedek, yedek değildir. Bu klişe ama doğru. Yedeğin var olduğunu bilmek yetmez; açıldığını görmek gerekir.

Test yapmak sandığınızdan kolay:

1. 1 Panelden bir yedek oluşturun ve indirin. İşlem bittiğinde dosya boyutunu bir yere not edin.
2. 2 Arşivi bilgisayarınızda açın. İçinde bir veritabanı dökümü ve dosya klasörleri görmelisiniz. Boyut birkaç kilobayt çıkıyorsa bir şey yanlış.
3. 3 Veritabanı dökümünü bir metin düzenleyicide açın. İlk satırlarda tablo adlarını ve tanıdık verileri (kendi kursunuzun adı, bir öğrencinin adı) görmelisiniz.
4. 4 Bir evrak dosyasını açın. Klasörlerin içindeki bir PDF ya da fotoğraf gerçekten açılıyor mu?
5. 5 Notunuzu takvime yazın. Bu testi altı ayda bir tekrarlayın; on dakika sürer.

Dördüncü adım en çok atlanandır ve en çok sürpriz üretenidir. Veritabanı dökümü yerinde olup dosyaların eksik kaldığı bir yedek, öğrenci kaydını kurtarır ama sağlık raporlarını kurtarmaz.

Yedek nereye konur?

İndirilen yedeğin nerede duracağı, yedek almak kadar önemli. Sık görülen üç yanlış yer var: masaüstü, e-posta ve panelin kendisi.

Masaüstü kötü bir yer çünkü o bilgisayar bozulduğunda yedek de gider — yani yedeğin var olma nedeni ortadan kalkar. E-posta kötü bir yer çünkü kişisel veri içeren bir arşivi üçüncü bir servise kalıcı olarak bırakmış olursunuz. Panelin kendisi kötü bir yer çünkü yedeğin amacı panele erişemediğiniz durumu çözmek.

İşleyen kural şudur: yedek en az iki ayrı yerde, en az biri kursun binası dışında dursun. Pratikte bu, bir kopyanın kursun bilgisayarında, bir kopyanın da şifreli bir bulut klasöründe olması demek. İkisi de aynı binada duruyorsa yangın ve hırsızlık senaryosu ikisini birden götürür.

Bir de saklama süresi: son üç yedek yeterli. Daha eskisini tutmak riski büyütür, faydası olmaz — üç ay önceki bir yedekten dönmek zaten kabul edilebilir bir seçenek değil.

Ne sıklıkla yedek almalı?

Doğru cevap “ne kadar veri kaybını kabul edebiliyorsanız o sıklıkta”. Sürücü kursu için pratik ölçü bir gündür: günde bir yedek, en kötü durumda bir günlük kaydı yeniden girmek demektir.

Bunu elle yapmak sürdürülemez; üçüncü haftada unutulur. Otomatik gece yedeği bu yüzden önemli. Direksyo’da otomatik yedek paket kapsamına bağlı ve kotası (boyut ile saklanan kopya sayısı) Paketler sayfasında yazılı.

Buna ek olarak üç anda elle yedek almak iyi bir alışkanlık: dönem sonunda, toplu bir veri girişinden önce ve yazılımda büyük bir değişiklik yapmadan önce.

Kim yedek alabilir?

Yedek oluşturmak ve yedeği indirmek ayrı yetkiler olmalı; bu ayrım keyfi değil. Yedek indirmek, kurumun tüm verisini tek dosyada dışarı çıkarmak demektir. Ekipteki her kişinin yapabileceği bir işlem olmamalı.

Bizde bu iki işlem ayrı yetkilere bağlı ve indirme işlemi denetim izine yazılır. “Kurum verisini kim, ne zaman indirdi” sorusunun cevabı kayıtlıdır. Yetki kurgusunun geri kalanını Kurs hesabını korumak yazısında anlattık.

Ayrılmaya karar verirseniz

Bir gün başka bir yazılıma geçmeye karar verirseniz sıra şu olmalı:

• Ayrılmadan önce kurum yedeğini oluşturup indirin ve yukarıdaki testi yapın.
• Raporları Excel ve PDF olarak alın; bunlar yedekten okunması kolay olmayan özet bilgileri taşır.
• MEBBİS listelerinin CSV çıktısını alın.
• Açık taksit planlarının dökümünü ayrıca alın; yeni sisteme ilk girilecek şey bu olacak.
• Aboneliği iptal edin. İptal talebi dönem sonuna kadar erişimi kesmez, ödenmiş günler yanmaz.

Son maddeyi ayrıca yazıyoruz çünkü sık sorulan bir soru: iptal ettiğinizde panel aynı gün kapanmaz. Dönem sonuna kadar açık kalır, yani veriyi almak için acele etmeniz gerekmez.

Kısaca

Veri sahipliği bir cümle değil, bir düğmedir. O düğmeye basıp dosyayı indirebiliyor, indirdiğiniz dosyayı açıp içinde kendi kursunuzu görebiliyorsanız veriniz gerçekten sizde. Bunu bir kez deneyin; on dakika sürüyor ve sonrasında yazılım kararınızı daha rahat verirsiniz.

Yedekleme ve veri ayrımı tarafının tamamı Veri güvenliği sayfasında; paket bazlı yedek kotaları Paketler sayfasında duruyor.

Etiketler Yedek Veri sahipliği Süreklilik